Leistungsstarkes Reporting und ganzheitliche Unternehmenssteuerung vereint: Microsoft Power BI und das CIC-Controlling-Cockpit®

Standardberichtswesen, Analysepfade und ad-hoc Analysen im modernen Microsoft Tool

Dieser Blogbeitrag behandelt die Hauptmerkmale von Microsoft Power BI, warum es sich für die Einrichtung eines CIC-Controlling-Cockpits® eignet und wie es Organisationen dabei unterstützt, datenbasierte Entscheidungen schneller und sicherer zu treffen. Abschließend werden die notwendigen Schritte skizziert, um Power BI für eine ganzheitliche Unternehmenssteuerung zu nutzen.

Was ist Power BI?

Power BI ist ein Business Intelligence Tool von Microsoft, das Anwendern umfassende Möglichkeiten zur Datenanalyse und Berichterstellung bietet. Es ermöglicht den Anwendern, Daten aus unterschiedlichsten Quellen zu importieren, zu transformieren und zu visualisieren. Darüber hinaus zeichnet sich Power BI durch seine Fähigkeit aus, große Datenmengen zu verarbeiten und komplexe Datenmodelle zu erstellen.

Welchen Nutzen bietet mir Power BI?

BI-Tools wie Power BI bieten Unternehmen die Möglichkeit, schnell auf Daten zuzugreifen und diese in Erkenntnisse umzuwandeln. Indem sie komplexe Daten vereinfachen und in leicht verständliche Berichte verwandeln, leisten Sie einen wesentlichen Beitrag für eine effiziente Unternehmenssteuerung. Dabei verringert die Automatisierung die Fehleranfälligkeit und den manuellen Aufwand. Der richtige Einsatz von Power BI kann folglich wesentliche Effekte erzielen: Durch die transparente Datenaufbereitung ermöglicht Power BI Entscheidern Handlungsoptionen auf Basis von belastbaren Informationen zu identifizieren und diese effizient zu bewerten. Darüber hinaus tragen die leicht verständlichen Berichte zur Überwindung von Sprachbarrieren bei. Dies hilft, das Controllingbewusstsein als Fundament einer ganzheitlichen Führungsunterstützung bei der Unternehmenssteuerung sicherzustellen.

Power BI Überblick – Acht Top-Funktionen für leistungsfähiges Reporting

BI-Tools sowie deren Nutzen für eine effiziente Unternehmenssteuerung sind bereits seit Jahren populär und wurden bereits von uns in zahlreichen Abhandlungen thematisiert. Warum jedoch Power BI sich als eines der führenden Tools etabliert hat, kann anhand der Funktionalitäten gut veranschaulicht werden, weshalb folgend acht herausgestellt werden. Dementsprechend ist es wichtig die Hauptmerkmale hervorzuheben, um das das ganze Potential von Power BI zu erkennen. Es ist wichtig die Hauptmerkmale hervorzuheben, um das ganze Potential von Power BI zu erkennen.

Datenintegration aus verschiedenen Quellen

Power BI zeichnet sich durch seine hohe Flexibilität in der Datenintegration aus, indem es mühelos Inhalte aus diversen Quellen wie Datenbanken, Cloud-Diensten, Excel-Tabellen aber auch fortschrittliche Schnittstellen wie REST und APIs aufnimmt und in ein konsistentes Format überführt, das eine unkomplizierte Analyse ermöglicht. Zudem setzt Microsoft sein Engagement für Innovationen kontinuierlich fort, indem regelmäßig neue Quellanbindungsmöglichkeiten hinzugefügt werden, um die dynamischen Bedürfnisse der Datenanalyse zu erfüllen. Eine umfassende Übersicht der verfügbaren Datenquellen kann hier (https://learn.microsoft.com/de-de/power-bi/connect-data/desktop-data-sources) gefunden werden.

Abbildung 1: Anbindung verschiedener Datenquellen in Power BI

Integriertes Datenbewirtschaftungs- und -modellierungswerkzeug

Durch die integrativen Funktionalitäten von Datenbewirtschaftungs- und modellierungswerkzeuge ermöglicht Power BI die Erstellung sowohl einfacher als auch komplexer Datenmodelle, um anspruchsvolle Datenanalysen durchzuführen, sodass aussagekräftige Insights und Berichte generiert werden können.

Abbildung 2: Vertriebsdatenmodell aus dem CIC-Controlling-Cockpit®

Leistungsstarke Datenvisualisierung

Mit einer breiten Palette an Visualisierungstools können Benutzer komplexe Daten in leicht verständliche Grafiken und Diagramme umwandeln. Diese Visualisierungen sind nicht nur informativ, sondern auch interaktiv, sodass Benutzer Daten in Echtzeit analysieren und verschiedene Szenarien simulieren können.

Interaktive Dashboards und Berichte

Die Power BI-Dashboards sind vollständig anpassbar und bieten eine 360-Grad-Sicht auf die Geschäftsleistung. Sie ermöglichen es den Benutzern, die wichtigsten Geschäftskennzahlen auf einen Blick zu erfassen und tiefer in die Daten einzutauchen, um detaillierte Einblicke zu erhalten.

Abbildung 3: Multidimensionale Analysen durch zahlreiche Power BI Dashboards

Integration & Kollaboration mit anderen Microsoft-Produkten

Als Teil des Microsoft-Ökosystems bietet Power BI nahtlose Integrationen mit anderen Microsoft-Produkten wie Azure, Office 365 und Teams. Diese Integration fördert die Zusammenarbeit, verbessert die Arbeitsabläufe und ermöglicht eine kohärente Datenverwaltung und -analyse.

Abbildung 4: Nutzung des CIC-Controlling-Cockpits® in MS Teams

Benutzerfreundliche Oberfläche

Durch die intuitive Bedienbarkeit bspw. mittels Drag & Drop können auch technisch nicht versierte Fachbereichsanwender leicht interaktive Berichte und Dashboards erstellen.

Echtzeit-Dashboard-Updates

Die Dashboards können Echtzeit-Daten zur Verfügung stellen, sodass die Benutzer stets auf dem neuesten Stand sind.

Große Community

Für Entwicklungen in Power BI gibt es eine breite Wissensbasis und Unterstützung durch eine globale Community von Anwendern, Entwicklern und Experten, die Erfahrungen, Best Practices und Lösungen für häufige Herausforderungen teilen.

Potentiale von Power BI durch das CIC-Controlling-Cockpit® erhöhen

Nur durch die alleinige Nutzung von Power BI können die oben genannten Vorteile nicht erreicht werden. Aus unserer Sicht entsteht eine leistungsfähige Lösung erst im idealen Zusammenspiel von fachlichem Controlling, organisatorischer Verankerung, Prozessgestaltung und IT-Unterstützung im konkreten Unternehmenskontext. Um das volle Potenzial von Power BI auszuschöpfen, ist eine individuelle Lösung erforderlich, die diese vier Felder berücksichtigt. Unsere Lösung dafür nennen wir das CIC-Controlling-Cockpit®. Dieses kann durch die Integration von BI-gestütztem Controlling (BI-Tools wie z. B. Power BI) mit dem Controlling-Fachkonzept auf der einen Seite und dem BI-Unterbau (z. B. Data Warehouse) auf der anderen Seite erreicht werden. Das CIC-Controlling-Cockpit® bietet damit eine integrierte Lösung, die alle relevanten Steuerungsinformationen übersichtlich und fokussiert bereitstellt. Dadurch wird eine hohe Transparenz geschaffen, die es den Entscheidungsträgern ermöglicht, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen und somit die Leistung und Effizienz des Unternehmens zu optimieren. Diese kombinierte Lösung bietet eine maßgeschneiderte Plattform, die es ermöglicht, die Daten in Power BI effektiv zu nutzen und gleichzeitig die Steuerungsprozesse zu verbessern.

Welche Funktionen beinhaltet das CIC-Controlling-Cockpit®?

Abbildung 5: Forderungs-Cockpit aus dem CIC-Controlling-Cockpit® in Power BI

Das CIC-Controlling-Cockpit® kann entsprechend der Organisationsstruktur in einer flexiblen Anzahl von Bereichen unterteilt werden. Diese Segmentierung trägt dazu bei, dass Informationen klar strukturiert und gezielt an die entsprechenden Adressaten im Management, Controlling oder den Fachabteilungen übermittelt werden. Das bedeutet, dass nicht alle Benutzer des Systems uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Bereiche, Berichte oder Leistungskennzahlen (KPIs) haben. Vielmehr sind lediglich diejenigen Bereiche sichtbar, die einem Benutzer zugewiesen sind. Diese Rollen- und Berechtigungskonzeption dient dazu, eine übermäßige Informationsüberflutung für die einzelnen Nutzer des Berichtswesens zu vermeiden. In Kombination mit Power BI können hochwertige Informationen effektiv aufbereitet werden, was verbesserte Analysen und Entscheidungsfindungen ermöglicht.

Die Integration des CIC-Controlling-Cockpit® in Power BI hat sich bei unseren Kunden als äußerst wirkungsvoll erwiesen. Das traditionelle Reporting, das oft in Excel-Mappen visualisiert wurde, wurde durch die Lösung obsolet. Stattdessen wird nun eine BI-gestützte Lösung in Power BI implementiert, die eine umfassende Transparenz über den aktuellen Status des Unternehmens bietet. Durch die Verknüpfung von Power BI und dem CIC-Controlling-Cockpit® wird somit nicht nur eine effektive und effiziente Berichterstattung gewährleistet, sondern auch eine höhere Datenqualität und -integrität erreicht, was wiederum die Zuverlässigkeit und Aussagekraft der bereitgestellten Informationen erhöht. Dies ermöglicht es den Entscheidungsträgern, fundierte und datengestützte Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmen für zukünftige Entwicklungen und Herausforderungen mit den richtigen Werkzeugen ausstattet.

Wie müssen Sie nun vorgehen, um Power BI für die ganzheitliche Unternehmenssteuerung optimal einzusetzen?

Um das Grundfundament einer ganzheitlichen Unternehmenssteuerung und das gesamte Potenzial von Power BI zu nutzen, müssen bestimmte Aspekte berücksichtigt werden. Die erfolgreiche Einführung erfordert nach unserer Erfahrung folgende Prozessschritte:

1. Konzeptionsphase

Beginnen Sie mit einer umfassenden Planung, die fachliche, organisatorische Anforderungen und die Erwartungen der Nutzer einschließt. Daraus kann das allgemeine Ziel definiert werden und darauf aufbauend Berichtskonzepte. Dies sorgt für schnelle erste Ergebnisse und Effizienzsteigerung.

2. Machbarkeitsstudie

Stellen Sie sicher, dass Daten aus Vorsystemen qualitativ hochwertig und leicht zugänglich sind. Bei Bedarf müssen Daten gepflegt oder Zugänge geschaffen werden. Gut dokumentierte Schnittstellen helfen dabei, einen konsistenten Datenbestand zu gewährleisten. Des Weiteren müssen die benötigten Ressourcen ermittelt werden, die sich beispielsweise aus Personal, Lizenzen und Kosten zusammensetzen.

3. Realisationsphase

Ermitteln Sie die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation und sammeln sowie bereinigen Sie alle relevanten Datenquellen. Dies führt zu einer zielgerichteten Entwicklung von Power BI Dashboards. Entwickeln Sie in Zusammenarbeit mit Experten ein Datenmodell sowie verständliche Berichte oder Dashboards. Stellen Sie diese dann sicher und kontrolliert für die Benutzer zur Verfügung.

4. Nachlauf- bzw. Servicephase

Bieten Sie Schulungen durch Experten für die effektive Nutzung von Power BI an und gewährleisten Sie kontinuierlichen Support für die Anwender. Dadurch wird die nachhaltige Nutzung von Power BI gesichert und die Entscheidungsfindung dauerhaft verbessert. Weitergehend bietet es sich an, Dokumentationen für die Benutzer erstellen zu lassen, damit sich diese eigenständig zurechtfinden können.