Controlling-Kennzahlen, die zum Unternehmen passen

Sinnvoll zusammengestellt, spiegeln Kennzahlen im Controlling die betriebliche Leistung in allen relevanten Bereichen eines Unternehmens wider. Dies macht sie zu einer idealen Grundlage für schnelle und rationale Geschäftsentscheidungen. Dennoch ist eine kennzahlenbasierte Steuerung im Mittelstand eher selten anzutreffen. Dabei könnten Unternehmen gerade durch den Einsatz eines fokussierten, individuell zugeschnittenen Kennzahlensystems in Verbindung mit zielgerichteten Controlling-Instrumenten enorm profitieren.

Ein solches Kennzahlensystem ermöglicht es, zentrale Unternehmensprozesse präzise zu überwachen und schnell auf Abweichungen oder Entwicklungen zu reagieren. Durch die kontinuierliche Analyse und Auswertung der Kennzahlen können Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen, die sowohl die Effizienz als auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigern. Insbesondere im Mittelstand bietet der gezielte Einsatz von Kennzahlen und Controlling-Instrumenten die Chance, Ressourcen optimal zu nutzen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und langfristig erfolgreich zu agieren.

Was versteht man im Controlling unter Kennzahlen?

Kennzahlen sind verdichtete Informationen, die quantitativ erfassbare betriebswirtschaftliche Sachverhalte in Form einer Ziffer wiedergeben. Sie stellen wertvolle Controlling-Instrumente dar, die dem Management und den Führungskräften einen schnellen und umfassenden Überblick über komplexe Strukturen und Prozesse ermöglichen. Aufgrund dieser Eigenschaften sind Kennzahlen für die Planung und das Reporting, aber auch für externe Zwecke, wie die Bilanzanalyse oder den Betriebsvergleich, von großem Wert.

Schlüsselkennzahlen, die Aussagen über die betriebliche Leistung in einem bestimmten Bereich erlauben – sei es in Bezug auf Erfolge, Misserfolge oder Fortschritte – werden als Key Performance Indicators (KPI) bezeichnet. Mit diesen ausgewählten Kennzahlen können Unternehmen sämtliche Geschäftsprozesse bewerten, kontrollieren und im Falle von Zielabweichungen optimieren. In jedem Unternehmensbereich steht eine Vielzahl von KPI zur Verfügung, mit denen Projekte und Abläufe hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit und Effektivität überwacht werden können.

Kennzahlen lassen sich im Controlling auf unterschiedliche Weise systematisieren, beispielsweise:

• Anhand der Datenherkunft: Hierbei wird die Quelle der Kennzahlen berücksichtigt, wie z. B. ERP- oder Buchhaltungssysteme.
• Objektbezogen: Dies bezieht sich vor allem auf Ergebnisobjekte, wie den Umsatz eines Geschäftsbereichs, die Kosten einer Kostenstelle oder Bilanzkennzahlen für eine Gesellschaft.
• Anhand der mathematischen oder statistischen Form: Hierzu zählen Summen, Differenzen, Verhältniszahlen oder Indexkennzahlen.
• Zielbezogen: Diese Systematisierung bezieht sich auf Kennzahlen, die ökonomische, ökologische oder soziale Ziele messen.
• Handlungsbezogen: Kennzahlen können nicht nur deskriptiv, sondern auch normativ sein. Wenn bestimmte Schwellenwerte erreicht werden, können Kennzahlen beispielsweise automatisch Maßnahmen wie Transaktionen oder Bestellungen auslösen.

Durch die vielfältige Systematisierung und den gezielten Einsatz von Kennzahlen können Unternehmen ihre Performance präzise überwachen und gezielte Maßnahmen zur Optimierung einleiten.

Eine Kennzahl dient dazu, die Entscheidungs- und Steuerungsqualität des Managements durch die Bereitstellung konkreter, faktenbasierter Informationen zu verbessern. Durch eine intelligente Kombination von Unternehmenskennzahlen können Stärken ausgebaut, Schwächen behoben, Chancen erkannt und Risiken vermieden werden. Auf diese Weise unterstützen Kennzahlen die kurz- und langfristige Unternehmenssteuerung, insbesondere bei den folgenden grundlegenden Management-Aufgaben:

• Trend- und Abweichungsanalysen: Kennzahlen ermöglichen es, Trends zu identifizieren und Abweichungen von geplanten Zielen frühzeitig zu erkennen, sodass Gegenmaßnahmen rechtzeitig eingeleitet werden können.
• Planung und Forecasting: Sie bieten eine solide Grundlage für die Planung und Prognose zukünftiger Entwicklungen, was die Ressourcenallokation und Zielsetzung erleichtert.
• Internes oder externes Benchmarking: Kennzahlen ermöglichen Vergleiche, sei es zwischen verschiedenen Niederlassungen eines Unternehmens oder im Wettbewerb mit externen Marktteilnehmern, wie beispielsweise zwischen Niederlassungen und Online-Plattformen.
• Geschäftsprozessoptimierung: Durch die Analyse von Kennzahlen können ineffiziente Prozesse identifiziert und optimiert werden, was zu einer Steigerung der Gesamtleistung des Unternehmens führt.
• Stärken-/Schwächenanalysen: Kennzahlen bieten eine objektive Grundlage zur Bewertung der internen Stärken und Schwächen, was eine gezielte Weiterentwicklung ermöglicht.
• Chancen- und Risikomanagement: Sie unterstützen das Management dabei, potenzielle Chancen zu erkennen und Risiken zu minimieren, wodurch die Stabilität und das Wachstum des Unternehmens gesichert werden.

Durch die systematische Anwendung von Kennzahlen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und ihre strategischen Ziele effektiver erreichen.

Tipp: Kennzahlen via Business Intelligence visualisieren

Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Kennzahlen innerhalb eines interaktiven, analytischen Berichtswesens nutzen. Die technologische Grundlage dafür bietet Business Intelligence (BI). Der funktionale Kern von BI-Tools für das Controlling ist ein intuitiv bedienbares Controlling-Cockpit, das unterschiedliche Informationsbereiche und Analysepfade enthält. Diese sind speziell auf das Entscheidungsverhalten von Führungskräften zugeschnitten und decken verschiedene Ebenen wie das Top-Management, Sparten oder Funktionsbereiche ab.

In einem solchen Cockpit finden Nutzer*innen alle für sie relevanten und freigegebenen Geschäftsdaten in konsistenter und qualitätsgesicherter Form, anschaulich visualisiert. Dieser Single-Point-of-Truth bietet eine einheitliche Datenbasis, die Missverständnisse vermeidet und fundierte Entscheidungen unterstützt. Zudem kann dieses zentrale Informationssystem für den mobilen Gebrauch auf allen Endgeräten eingerichtet werden, sodass Führungskräfte jederzeit und überall Zugriff auf die wichtigsten Kennzahlen und Analysen haben.

Durch die Visualisierung von Kennzahlen mittels BI-Tools wird die Analyse vereinfacht, Trends und Muster werden schneller erkennbar, und die Entscheidungsfindung wird erheblich beschleunigt. Diese interaktive und visuell ansprechende Darstellung ist ein entscheidender Vorteil in der modernen Unternehmenssteuerung.

Isoliert betrachtet können einzelne Kennzahlen zu Fehlinterpretationen führen und somit falsche Entscheidungen provozieren. Eine verbesserte Steuerungsqualität erfordert daher ein Kennzahlensystem, in dem Unternehmen alle für den Geschäftserfolg relevanten Kennzahlen sinnvoll kombinieren und ordnen.

Kennzahlensysteme sind Steuerungsinstrumente mit starkem Frühwarncharakter. Sie helfen dabei, zu verstehen, wie gut ein Unternehmen funktioniert, und erleichtern es, Stärken, Schwächen, Risiken und Erfolgschancen zu erkennen. Diese Systeme bilden die wichtigsten Zielgrößen und Kennzahlen des Unternehmens ab und setzen diese zueinander in Beziehung. Durch die Verknüpfung der Kennzahlen lassen sich Wechselwirkungen und Probleme schneller erkennen. Das Management kann auf dieser Grundlage seine Funktionen hinsichtlich Steuerung und Kontrolle schneller und fundierter erfüllen.

Kennzahlensysteme lassen sich auf unterschiedliche Weise kategorisieren. Es gibt unter anderem:

• Interne und externe Kennzahlensysteme: Interne Systeme beziehen sich beispielsweise auf Funktionsbereiche innerhalb des Unternehmens, während externe Systeme, wie die Jahresabschlussanalyse, auf die Bewertung durch externe Stakeholder abzielen.
• Mathematische Kennzahlensysteme: Beispiele hierfür sind das DuPont- bzw. „ROI“-Kennzahlensystem, das Kennzahlen mathematisch miteinander verknüpft, um die Rentabilität eines Unternehmens zu analysieren.
• Systematische Kennzahlensysteme: Ein Beispiel ist das RL-Kennzahlensystem, das Kennzahlen systematisch nach bestimmten Kriterien ordnet.
• Branchenorientierte Kennzahlensysteme: Diese Systeme sind speziell auf die Anforderungen und Besonderheiten bestimmter Branchen abgestimmt.

Durch den gezielten Einsatz solcher Kennzahlensysteme kann das Management nicht nur den aktuellen Zustand des Unternehmens besser verstehen, sondern auch präventiv handeln, um potenzielle Risiken zu minimieren und Chancen zu nutzen.

Lesetipps

Um die Nutzung, Formeln und Aussagekraft von Kennzahlen noch besser zu verstehen, empfiehlt sich ein Blick in das Standardwerk „Controlling mit Kennzahlen“ von Professor Thomas Reichmann. Besonders hilfreich für die systematische Controlling-Konzeption ist auch der Beitrag im Vorwort von Professor Wang in der chinesischen Fassung dieses Standardwerkes.

Kennzahlensysteme kommen als Rahmen in vielen, zumeist größeren Unternehmen zum Einsatz. Für den operativen Einsatz müssen sie allerdings auf die Anforderungen der Organisation und Branche zugeschnitten werden.

In mittelständischen Unternehmen sind Kennzahlen aktuell eher selten systematisch im Steuerungsprozess verankert. Management und Führungskräfte treffen vielerorts nach wie vor Entscheidungen anhand ihres Bauchgefühls oder nutzen Kennzahlen lediglich rudimentär, beispielsweise in einzelnen Funktionsbereichen oder ausschließlich für die Erfolgs- und Liquiditätssteuerung, beziehungsweise im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, wie bei Bilanzkennzahlen. Zudem werden strategische Ziele häufig nicht klar genug kommuniziert und nicht mit den passenden Kennzahlen verknüpft. Diese mangelnde Transparenz schränkt die Entscheidungsfindung in Unternehmen erheblich ein.

Darüber hinaus müssen für die Implementierung von Kennzahlensystemen grundlegende Basisdaten, wie etwa Kalkulationen, ermittelt werden. Der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens, das mit CIC ein Controlling-System etablierte, brachte dies zu Beginn der Zusammenarbeit treffend auf den Punkt:

„Wenn bei uns ein LKW aus dem Hof fährt, wissen wir momentan nicht, ob wir damit Geld verdienen.“

In diesem Fall fehlten insbesondere Kennzahlen für die Erfolgsmessung, wie beispielsweise produktbezogene

und logistikorientierte Kostenquoten und Deckungsbeiträge.

Bevor die Kennzahlen, wie etwa der Deckungsbeitrag, berechnet werden können, müssen zunächst die richtigen Bewertungen der Leistungen, in diesem Fall durch Kalkulationen, bestimmt werden. Zwar gibt es auch im Mittelstand Unternehmen, die ihre Steuerungsqualität mithilfe von Kennzahlen signifikant verbessert haben, doch insgesamt lässt sich feststellen, dass Kennzahlen zwar als Führungsinstrument anerkannt, aber noch zu selten gezielt eingesetzt werden.

Dies hängt auch mit der Komplexität der Aufgabe zusammen. Einige Unternehmen verlieren sich hierbei in Details. Sie entwickeln umfangreiche Kennzahlensysteme, die Entscheidungen in der Praxis eher erschweren als erleichtern, da plötzlich zu viele Faktoren berücksichtigt werden müssen. Häufig beobachten wir auch, dass Führungskräfte Kennzahlen anfordern, die die Mitarbeiter*innen mangels Expertise oder fehlender Datenquellen nicht liefern können.

Ein übermäßiger Fokus auf die Zahlen selbst bringt die Unternehmensführung jedoch nicht voran. Was es stattdessen braucht, ist die richtige Mischung aus:

• Kennzahlen, die eine schnelle Konzentration auf die wichtigen Entscheidungsprobleme erlauben, und
• weiteren Controlling-Instrumenten für die Planung und das Reporting, die Prognosen und Detailanalysen ermöglichen.

Durch diese ausgewogene Kombination können Unternehmen sicherstellen, dass sie sich auf die wirklich entscheidenden Aspekte konzentrieren und gleichzeitig über die nötigen Werkzeuge verfügen, um fundierte und detaillierte Entscheidungen zu treffen. Ein ausgewogenes Kennzahlensystem, das auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist, unterstützt somit eine effiziente und zielgerichtete Unternehmensführung.

Wie eine solche Mischung an Kennzahlen im Unternehmen entwickelt und in die Organisation eingebettet wird, hängt von zahlreichen Kriterien ab. Wesentlich sind in diesem Zusammenhang:

• Größe des Unternehmens
• Branche
• Geschäftsmodell
• Organisationsform
• Strategische Ausrichtung

Beispielsweise kommt es bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) nicht selten vor, dass sie als Tochtergesellschaft in einen Konzern eingebunden sind. In diesem Fall müssen sie nicht nur die Controlling-Anforderungen des Mittelstandes erfüllen, sondern auch die des Konzerns unterstützen und beispielsweise die notwendigen Kennzahlen für das Konzernrechnungswesen (wie EVA, ROCE, EBITDA, EBIT etc.) liefern.

Die Entwicklung eines Kennzahlensystems ist ein fester Bestandteil der Auswahl geeigneter Controlling-Instrumente. Dabei geht es darum, basierend auf dem Status quo zu bestimmen, welche Kennzahlen im Zuge einer sinnvollen Weiterentwicklung des Controllings relevant sind. Hierfür ist eine umfassende Analyse des gegenwärtigen Controlling-Systems unabdingbar.

Diese Analyse sollte nicht nur die vorhandenen Kennzahlen und Controlling-Prozesse bewerten, sondern auch die zukünftigen Anforderungen und strategischen Ziele des Unternehmens berücksichtigen. Auf dieser Basis können gezielt jene Kennzahlen entwickelt und implementiert werden, die den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht werden und eine effektive Steuerung ermöglichen.

Sollten Ziele „SMART“ sein?

Wie das Controlling im Unternehmen qualitativ einzuordnen ist und welche Rückschlüsse sich daraus für den Aufbau bzw. die Transformation des Kennzahlensystems ziehen lassen, zeigt ein von uns entwickeltes Reifegradmodell. Es enthält sechs Stufen, die logisch aufeinander aufbauen:

Reifegrad 0 – Rudimentäres Controlling

• Geringe Sensibilität für das Controlling

• Ermittlung der notwendigsten, teilweise gesetzlich vorgeschriebenen Kennzahlen

Reifegrad 1 – Rechnungswesen-nahes Controlling

• Controlling stützt sich auf Daten aus dem Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung)

• Vereinfachte Sicht auf die wichtigsten Kosten- und Erfolgszahlen

• Vereinzelter Einsatz von Kennzahlen für die Planung

• Unternehmen beginnen, Vergangenheit und Gegenwart anhand von Kennzahlen besser zu verstehen

Reifegrad 2 – Erweitertes Kosten- und Erfolgs- sowie Finanz-Controlling

• Transparentes Finanz-, Kosten- und Erfolgs-Controlling

• Führungskräfte können Kosten und Erfolge sowie die Liquiditätswirkung anhand von Kennzahlen verursachungsgerecht zuordnen

• Kostenträger sind hinsichtlich ihres Erfolges bewertbar

• Operative Planung rückt stärker in den Fokus

Den Status quo im CIC Controlling Check bestimmen

Verbesserungen im Controlling erfordern Investitionen in Inhalte, Organisations- und IT-Strukturen. Welche dieser Investitionen zielführend sind, zeigt der CIC Controlling Check. In diesem Prozess entwickeln wir gemeinsam mit Unternehmen eine Roadmap zur Weiterentwicklung im Rahmen eines Reifegradmodells.

Dabei entsteht ein ausführliches Überblicksprofil, das die Stärken und Schwächen des bestehenden Controlling-Systems aufdeckt und alle Stellhebel auflistet, die Unternehmen zur Verbesserung ihrer Entscheidungsqualität nutzen können. Das Ergebnis sind fundierte Handlungsempfehlungen und Projektvorschläge, die in eine ganzheitliche Roadmap eingebettet werden. Diese Roadmap dient als strategischer Leitfaden für die schrittweise Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen und trägt dazu bei, das Controlling effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten.

Reifegrad 3 – Erweitertes operatives und strategisches Controlling

• Ausbau des Kennzahlensystems auf die betrieblichen Funktionalbereiche (Vertrieb, Beschaffung, Produktion, Logistik) und unterstützenden Aufgabenbereiche (Personal, IT etc.)

• Ausweitung der Planungs- und Steuerungsinstrumente

• (Alternativ/ergänzend) Auf- und Ausbau eines strategischen Controllings inkl. passender Kennzahlen

Reifegrad 4 – Erweitertes treiberbasiertes Controlling und Ausbau des strategischen Controllings

• Kosten- und Erfolgstreiber-Kennzahlen in den Funktionsbereichen und Fachabteilungen rücken in den Fokus

• Optimierungsmaßnahmen z. B. anhand von Predictive Analytics

• Integrierte Unternehmensplanung, unterstützt durch zentrale Kennzahlen, die alle operativen und strategischen Steuerungsgebiete umfasst

• Zunehmend strategisch ausgerichtete Unternehmenssteuerung mit strategischen Kennzahlen zur Steuerung der Zielerreichung

• Einstieg in ein systematisches Risiko-Controlling inkl. dazu passender Kennzahlen

Reifegrad 5 – Integriertes und wirkungsorientiertes Controlling

• Instrumente für strategische und operative Steuerung sind eng verzahnt

• Vollständig integrierte, dynamisch nutzbare Unternehmensplanung

• Controlling-Cockpit für die gesamte Unternehmenssteuerung in allen Controlling-Modulen mit ausgewogenen Management-Kennzahlen und -reports

• IT-gestützte Controlling-Systeme mit präskriptiver Analytics ggf. mit Unterstützung von geeigneten KI-gestützten Lösungen

• Operative, taktische und strategische Entscheidungen entstehen auf Basis ausgeprägter, verdichteter Informationen

• Dynamisches, wirkungsorientiertes, nachhaltiges Controlling mit entsprechenden Controlling-Kennzahlen

• Ausgeprägtes Chancen- und Risiko-Controlling

Das Reifegradmodell schafft eine Orientierungsgrundlage dafür, welche Kennzahlen und Instrumente für die kurz- und langfristige Verbesserung der betrieblichen Steuerung geeignet sind. Diese Grundlage muss im nächsten Schritt zu einem individuellen, bedarfsgerecht ausgestalteten Mix an Maßnahmen, Instrumenten und Kennzahlen führen. 

Kennzahlen zählen zu den bekanntesten und wichtigsten Instrumenten für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung. Sie liefern verdichtete, konkrete Informationen, die – sinnvoll kombiniert in einem zielführenden, individuellen Kennzahlensystem – die Entscheidungs- und Steuerungsqualität des Managements erheblich steigern. Besonders wichtig ist dies für die frühzeitige Erkennung von Erfolgschancen und geschäftskritischen Risiken.

Kennzahlensysteme sind dynamisch. Führungskräfte sollten ihr aktuelles System regelmäßig hinterfragen und bei Bedarf anpassen, falls es den Management-Regelkreis aus Zielsetzung, Planung, Durchführung und Analyse nicht mehr ausreichend unterstützt. Dies erfordert eine gründliche Überprüfung des aktuellen Status des Unternehmens. Auf dieser Basis können die richtigen Maßnahmen und Kennzahlen zur effektiven Verbesserung definiert werden.