Interimsunterstützung im Einkauf und Einkaufscontrolling

Herausforderung und Ziel

Informationen zu Anlagen, Wartungshistorien und Bestellungen lagen in verschiedenen Listen und Formaten vor:

• Bestellprozesse unterschieden sich je nach Wartungssituation und waren nicht durchgängig einheitlich dokumentiert.

• Wartungsprotokolle wurden überwiegend manuell geführt, teilweise ohne standardisierte Angaben (z. B. Seriennummern, Leistungsdaten oder Unterschriften).

• Excel-Listen wurden genutzt, jedoch ohne einheitliche Struktur oder zentrale Datenhaltung.

Ziel war es, Transparenz über den Wartungs- und Bestellstatus aller Anlagen herzustellen und den damit verbundenen Pflegeaufwand durch strukturierte und wo möglich teilautomatisierte Prozesse signifikant zu reduzieren.

 

Mehrwerte und Lösungen

Bereich Interimsunterstützung in operativen Einkaufsprozessen

• Einsparung manueller Aufwände im Bereich der Serviceaufträge (Abgrenzung von Wartungsaufträgen) sowie der Bestellungen (Identifikation neuer Bestellpositionen) durch Etablierung von PowerQuery-Transformation

• Transparenz in der operativen Problemlösung durch die Ableitung von Maßnahmen zur Standardisierung von Wartungsnachweisen, zur strukturierten Protokollpflege und zur Optimierung der Freigabelogik.

 

Interimsunterstützung im Einkaufscontrolling

• Ganzheitliche Transparenz über die Auftragsstatus, Bestellstatus, Lieferanten und Anlagenarten zu Wartungsaufträgen einer großen Anzahl technischer Anlagen wurde über eine geeignete Datenaufbereitung und Herstellung von MS PowerBI Berichten erzielt.

• Ganzheitliche Transparenz über den Datenqualitätszustand wurde durch die Herstellung von MS PowerBI Berichten mit Kennzahlen erreicht.

• Nachhaltige Verankerung der Pflegeprozesse im Unternehmen und Sensibilisierung der Mitarbeiter für Datenqualität durch Schulung der Mitarbeitenden

• Konzeptionelle Prozessoptimierung durch Input zu Automatisierungspotenzialen, Datenqualität und Reportingfähigkeit entlang einer Lean-Roadmap

• Ganzheitliche Transparenz über strukturelle Defizite im Stammdaten- und Bestellprozess durch die systematische Analyse der vorhandenen Daten und Protokolle

• Erstellung einer zentralen Steuerungsgrundlage für die Bestellplanung durch Aufbau und Weiterentwicklung einer Masterdatei zu Anlagen

 

Die Optimierungen schaffen nicht nur eine kurzfristige Entlastung, sondern bilden auch die Basis für eine mittel- bis langfristige Weiterentwicklung der Einkaufs- und Instandhaltungsprozesse.

 

Fazit

Die erarbeiteten Grundlagen schaffen eine einheitliche und verlässliche Basis für die Abwicklung von Wartungs- und Bestellprozessen. Dadurch konnten manuelle Aufwände in der Pflege von einkaufsbezogenen Dokumenten reduziert und das operative Tagesgeschäft spürbar entlastet werden. Parallel dazu wurde durch die systematische Datenaufbereitung und den Einsatz von Power BI ein ganzheitlicher Überblick über die Wartungs- und Bestellprozesse erzielt.

Neben diesen kurzfristigen Effekten wurden strukturelle Optimierungsbedarfe im Stammdatenmanagement, in den Freigabelogiken und im Reporting aufgedeckt. Diese wurden in einem Gutachten dokumentiert und in Form einer Roadmap für weitere Prozessverbesserungen und Automatisierungen zusammengefasst. Damit liegt nun eine belastbare Grundlage vor, um den Einkaufsprozess sowohl operativ effizienter als auch steuerungsseitig transparenter und zukunftsfähiger auszurichten.