Projekt-Controlling

Erfolgreiches Projekt-Controlling: Mehr Transparenz, bessere Steuerung, höhere Effizienz.

Die Zeiten, in denen Unternehmen, Organisationen und öffentliche Institutionen ohne genaue Informationen über die Kosten und Erlöse ihrer Leistungen in einem globalen Markt wettbewerbsfähig bleiben, sind zu Ende. Allerdings muss der Mehrwert, den das interne Rechnungswesen für Ihre Unternehmenssteuerung hat, in einem sinnvollen Kosten-Nutzen-Verhältnis stehen.

Warum brauchen Sie ein Kosten- und Erfolgs-Controlling?

Ein leistungsstarkes Kosten- und Erfolgs-Controlling ist wie eine Lupe, mit der Sie Dinge erkennen, die Sie aus Ihrer Finanzbuchhaltung heraus nicht sehen können:

Welche Kostenarten fallen wo und für welche Leistungen in Ihrem Unternehmen an?

Sind diese in Ihrer Branche rational (Stichwort Benchmarking)?
Wie hoch ist der Deckungsgrad der Kosten in den Kostenstellen?
Wie hoch sind unterschiedliche Abweichungen, z.B. Verbrauchs- und Beschäftigungsabweichungen?
Welche Kostenträger (Produkte, Produktgruppen etc.) sind derzeit nicht profitabel?

Mit einem sinnvoll aufgebauten Kosten- und Erfolgs-Controlling erhalten Sie ein Werkzeug, das Ihnen zeigt, welche Teile Ihres Unternehmens funktionieren und welche nicht. Es entsteht eine deutlich detailliertere informatorische Grundlage für Ihre Entscheidungen, mit der Sie Ihre Performance im Vergleich zum direkten Wettbewerb verbessern können.

Die Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Grundlagen des Controllings verstehen und alte Arbeitsmuster hinter sich lassen.

Warum Projekt-Controlling entscheidend ist

Jedes Unternehmen, das interne oder kundenbezogene Projekte

durchführt, steht vor der Herausforderung, Budgets einzuhalten,

Zeitpläne zu steuern und Ressourcen effizient einzusetzen. Ohne

ein strukturiertes Projekt-Controlling laufen Projekte Gefahr, aus

dem Ruder zu geraten – sei es durch ungeplante Kostensteigerungen,

Terminverzögerungen oder mangelnde Abstimmung zwischen den

Beteiligten. Doch was genau bedeutet Projekt-Controlling?

Projekt-Controlling ist die zielgerichtete Überwachung und Steuerung von Projekten, um die definierten Ziele in Bezug auf das magische Dreieck Kosten, Termine und Qualität sicherzustellen. Es schafft Transparenz über den aktuellen Projektstatus, identifiziert frühzeitig Risiken und ermöglicht eine proaktive Steuerung. Unternehmen profitieren von besserer Planungssicherheit und effizienteren Abläufen, was langfristig die Wettbewerbsfähigkeit steigert.

Aufgaben und Ziele des Projekt-Controllings

Das Projekt-Controlling verfolgt das Ziel, Projekte wirtschaftlich, termingerecht und qualitätsgesichert durchzuführen. Dies gelingt durch eine Kombination aus Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen. Wichtige Aufgaben sind:

Zieldefinition und Projektplanung: Einheitliche Rahmen für Projektstrukturpläne entwickeln, individuelle Projektbestandteile ergänzen, dann Budget-, Zeit- und Ressourcenpläne fürs Projekt festlegen.
Überwachung der Projektfortschritte: Wichtig sind Restkostenplanung und Fertigstellungsgradermittlung für einen regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich.
Change-Management: Laufende interne und externe Änderungen müssen integriert werden.
Risikomanagement: Identifikation potenzieller Störfaktoren und Entwicklung geeigneter Gegenmaßnahmen.
Berichtswesen, Prognosen und Kommunikation: Bereitstellung von Reports und Prognoseformulare für die laufende Projektsteuerung und deren Meetings.
Agiles Projektsteuerung: Kurzfristige Etappenziele stehen im Fokus des Projekterfolgs, die im Gesamtrahmen einzuordnen sind.
Lessons Learned und kontinuierliche Verbesserung: Nach Abschluss des Projekts werden Erfolge und Herausforderungen analysiert, um zukünftige Projekte effizienter zu gestalten

Methoden und Instrumente des Projekt-Controllings

Für eine effektive Umsetzung des Projekt-Controllings kommen verschiedene Methoden und Instrumente zum Einsatz. Dazu gehören unter anderem:

Agile Projektmethoden: Kanban-Boards und Projektsprints helfen bei den aktuellen Projektaufgaben.
Projektfortschrittsmessung: Von einfachen Methoden wie der 0-50-100-Regel über leistungs- bzw. kostenorientierte Fortschrittsprognosen bis zur Earned Value Analysis (EVA)
Meilenstein-Trendanalyse: Ein Instrument zur Terminüberwachung, das Abweichungen im Zeitplan sichtbar macht.
Projekt-Dashboards- bzw. -Cockpits: Planung und Reporting für das Einzelprojekt- und Multiprojekt-Controlling mit verschiedensten Sichten, u.a. Überblick, Kosten- und Erfolg, Termineinhaltung, Cash-Flow, Kennzahlen etc.
Projekt-Risikomatrix: Bewertung potenzieller qualitativer und quantitativer Projektrisiken.

Cockpit-Berichte für die Projektsteuerung

Die operative Projektsteuerung im Einzel- und Multiprojekt-Controlling beantwortet zentrale Fragen wie:

Wie stehen meine Projekte im Überblick dar?
Welche Margen erziele ich mit welchen Projekten? Welche sind defizitär?
Wie hoch sind die tatsächlichen und prognostizierten Kosten im Verhältnis zur erbrachten bzw. geplanten Leistung?
Welche Projekte verzögern sich?
Werden entstehende Projektauszahlungen durch Gegenfinanzierung gedeckt?
Welche Chancen und Risiken müssen im Auge behalten werden?
Wie ist die projektübergreifende Auslastung und Produktivität der Ressourcen (z. B. Mitarbeiter, Geräte)?

Das Projekt-Cockpit muss an die individuellen Anforderungen der jeweiligen Branche bzw. des Unternehmens angepasst werden. Einige wichtige Elemente eines Projekt-Cockpits werden im Folgenden behandelt.

Projektübersicht und wichtige Projektkennzahlen

Für das Einzelprojekt-Controlling bietet sich zunächst eine Übersicht aller Projekte an, die die wichtigsten Kennzahlen analysiert. Filter-, Sortier- und Ampelfunktionen helfen, Ausreißer schnell zu identifizieren und gezielt in die Detailanalyse einzusteigen. Hierbei werden unter anderem folgende wichtige Projektkennzahlen betrachtet:

Auftragswert: Zeigt die wirtschaftliche Bedeutung eines Projekts.
Deckungsbeitrags- und Kostenindex: Bewertung von Erfolg (Kostendeckung) und Kostenabweichungen (Soll/Ist).
Leistungsindex & Fertigstellungsgrad: Status der erbrachten und geplanten Leistungen.
Fakturierungsgrad: Verhältnis fakturierungsfähiger Leistungen zu bereits gestellten Rechnungen.
Projekt-Cash-Flow: Innenfinanzierungskraft eines Projektes.
Risikobewertung: Identifikation kritischer Projekte durch Risiko-Indizes.

Projekt-Report mit Power BI umgesetzt in Anlehnung zu Quelle: Schön, D. Planung und Reporting im BI-gestützten Controlling, 4 Aufl. Wiesbaden 2022

Projekterfolg und Leistung

Für eine detaillierte Analyse des Projekterfolgs steht die Projekt-Deckungsbeitragsrechnung zur Verfügung. Projekt-Bestandsveränderungen, -Kostenentwicklungen und Leistungsfortschritte werden durch die unterschiedlichen Methoden der Fortschrittsmessung wie die Percentage-of-Completion-Methode oder die Earned Value Analyse unterstützt. Zudem sind ursprüngliches Budget und Nachträge des Change-Managements transparent in ihrer Entwicklung zu analysieren.

Projekttermine &- ressourcen

Die Einhaltung von Terminen ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Negative Auswirkungen von Terminabweichungen (z. B. Verzugsstrafen, Kostensteigerungen) können durch eine kontinuierliche Projektterminkontrolle minimiert werden.

Parallel dazu spielt die effiziente Steuerung der Projektressourcen eine entscheidende Rolle. Hierbei wird insbesondere der Auslastungsgrad und die Produktivität von Ressourcen (z. B. Mitarbeiter, Maschinen) überwacht. Ziel ist es, Ressourcenüberlastungen oder ungenutzte Kapazitäten frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Projektrisiken

Risikomanagement ist ein integraler Bestandteil der Projektsteuerung. Wichtige Risikofaktoren sind:

Innovations- und Technologierisiken
Termineinhaltungsrisiken
Kalkulations- und Preisrisiken
Vertrags- und Rechtsrisiken
Projektkomplexitätsrisiken

Wie kann ihnen das Controlling Innovations Center im Projekt-Controlling helfen?

Unternehmen, die ihr Projekt-Controlling optimieren möchten, können von der Beratungsexpertise des Controlling Innovations Center profitieren. Hierbei werden Best Practices aus langjähriger Beratungserfahrung in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen genutzt, u.a. bei der:

Analyse bestehender Prozesse und Identifikation von Verbesserungspotenzialen.
Einführung moderner Controlling-Methoden und -Tools.
Schulung von Mitarbeitern (Projektleiter, Projekt-Controller, Bauleiter etc.) im professionellen Projekt-Controlling.
Begleitung bei der Implementierung von Softwarelösungen zur Effizienzsteigerung.

Ein erfahrener Beratungspartner kann helfen, Projektstrukturen zu verbessern, transparente Fortschrittsmessung zu implementieren und nachhaltige Erfolge zu sichern.

Fazit: Projekt-Controlling ist unerlässlich für den Erfolg moderner Unternehmen. Mit klar definierten Zielen, bewährten Methoden und der richtigen Unterstützung lassen sich Projekte effizient steuern und optimieren. Wer hier investiert, profitiert von höherer Planungssicherheit, reduzierten Risiken und besseren Ergebnissen.

Mehr erfahren

Wenn Sie Ihr Unternehmen im Kosten- und Erfolgs-Controlling voranbringen möchten und dazu vertiefende Fragen oder Ideen diskutieren möchten, können Sie sich gerne an Professor Dr. Dietmar Schön wenden. Er ist für die Fachhochschule Dortmund im Fachbereich Wirtschaft mit dem Schwerpunkt Business-Intelligence-gestütztes Controlling tätig und verfügt darüber hinaus als CIC-Partner über Praxiserfahrung aus mehreren Dutzend Projekten in unterschiedlichen Branchen. Ein erster, unverbindlicher Austausch kann gerne über unsere Zentrale koordiniert werden: Tel. 0231-75 897-0.

Eine Liste mit Veröffentlichungen, sowie weiteren Informationen finden Sie auf folgenden Seiten:

WiWi.de

ResearchGate.net

Prof. Dr. Dietmar Schön