Erfolgreiche Personalführung: Ein Leitfaden für modernes Personalcontrolling

Personalführung ist ein entscheidender Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. In diesem Beitrag wird beleuchtet, wie effektives Personalcontrolling dazu beitragen kann, das Personalmanagement zu unterstützen und somit zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.

Personalcontrolling: Ein Überblick

1. Definition von Personalcontrolling

Personalcontrolling ist ein integraler Bestandteil des Personalmanagements und befasst sich mit der Planung, Steuerung und Kontrolle aller personalwirtschaftlichen Prozesse im Unternehmen. Es kombiniert Elemente der Personalwirtschaft und des Controllings, um die Effizienz und Effektivität des Personaleinsatzes zu maximieren. Personalcontrolling liefert nicht nur wichtige Kennzahlen und Analysen, sondern unterstützt auch die strategische Ausrichtung der Personalpolitik. Ziel ist es, eine optimale Nutzung der Humanressourcen zu gewährleisten und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Personalcontrolling umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, darunter die Erhebung und Auswertung von Daten zu Personalbestand, -kosten und -leistungen. Diese Daten werden verwendet, um Trends zu erkennen, Probleme zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus spielt Personalcontrolling eine entscheidende Rolle bei der Budgetplanung und -überwachung sowie bei der Bewertung der Wirksamkeit von Personalentwicklungsmaßnahmen.

2. Nutzen von Personalcontrolling

Personalcontrolling bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, indem es wichtige Kennzahlen und Indikatoren liefert, die zur Optimierung der Personalprozesse beitragen:

Personalsteuerung: Es ist wichtig, dass richtige Personal mit den passenden Qualifikationen an den entsprechenden Positionen einzusetzen und zukunftsfähig zu gestalten. Hierfür ist das Wissen über die Qualifikation der Mitarbeiter, sowie der Altersstruktur und deren Entwicklung von Nöten. Weitere Ausprägungen wären Fortbildungsquote, Renteneintritt etc.
Plan-Ist-Vergleiche: Um den Personaleinsatz zu optimieren, sollten Plan-Ist-Vergleiche in Bezug auf die Zuweisung von Personal zu Kostenstellen oder Bereichen durchgeführt werden. Dabei ist es entscheidend, Über- oder Unterdeckungen von Personal sowohl in Full-Time Equivalents (FTE) als auch in Kopfzahlen zu analysieren.
Erkennen von Fehlzeiten: Durch die detaillierte Erfassung und Analyse von Abwesenheitszeiten können Muster und Ursachen für Fehlzeiten identifiziert werden. Darüber hinaus können mit den vorhandenen Daten aussagekräftige Kennzahlen, wie z.B. die Krankenquote ermittelt werden. Unternehmen sind somit in der Lage gezielte Maßnahmen zu ergreifen, um Fehlzeiten zu reduzieren, beispielsweise durch Gesundheitsförderungsprogramme oder flexible Arbeitszeitmodelle.
Produktivitätskennzahlen: Kennzahlen wie Umsatz pro Mitarbeiter, Produktionskosten pro Einheit oder Durchlaufzeiten geben Aufschluss über die Produktivität und Effizienz der Belegschaft. Durch die Identifizierung von Optimierungspotenzialen können Prozesse verbessert und Ressourcen effizienter genutzt werden.

Weitere Indikatoren: Weitere wichtige Kennzahlen umfassen die Fluktuationsrate und Analyse der Austrittsgründe, die durchschnittliche Dauer der Betriebszugehörigkeit, den Weiterbildungsaufwand pro Mitarbeiter sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter, Urlaubsquoten/ Ausschöpfung von Urlaubstagen. Diese Indikatoren helfen, die Personalpolitik zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern.

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3. Spannungsfeld: Quantitative und Qualitative Kriterien

Ein zentrales Spannungsfeld im Personalcontrolling besteht in der Balance zwischen quantitativen und qualitativen Kriterien:

Quantitative Kriterien: Diese umfassen messbare Größen wie Kosten, Fehlzeiten, Produktivität und Fluktuationsraten. Sie sind in der Regel leichter zu erfassen und zu analysieren und bieten eine objektive Grundlage für Entscheidungen. Beispielsweise können Unternehmen durch die Analyse von Fluktuationsraten und Personalkosten Schwachstellen in der Personalpolitik identifizieren und gezielt gegensteuern.
Qualitative Kriterien: Dazu gehören Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit, Arbeitsklima, Motivation und Führungsqualität. Diese sind oft subjektiver und schwieriger zu quantifizieren, spielen jedoch eine entscheidende Rolle für den langfristigen Erfolg und die Bindung der Mitarbeiter. Methoden zur Erfassung qualitativer Kriterien umfassen Mitarbeiterbefragungen, Feedbackgespräche und 360-Grad-Beurteilungen.

Das Personalcontrolling muss beide Aspekte integrieren, um ein vollständiges Bild der Personalprozesse zu erhalten und ganzheitliche Entscheidungen zu ermöglichen. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und anderen Unternehmensbereichen sowie den Einsatz moderner Analysetools und Softwarelösungen.

4. Ready for Solution

Zur Bewältigung der Herausforderungen im Personalcontrolling und zur Optimierung der Personalführung bieten sich verschiedene Lösungen an:

Controlling Cockpit für quantitative Kriterien: Ein Personalcontrolling-Cockpit ist ein Dashboard, das alle relevanten Kennzahlen auf einen Blick darstellt. Es ermöglicht eine schnelle und präzise Analyse der Daten und unterstützt die Entscheidungsfindung durch übersichtliche Visualisierungen und Echtzeit-Updates. Solche Dashboards können individuell angepasst werden, um die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens zu berücksichtigen. Moderne Business-Intelligence-Tools bieten umfangreiche Funktionen zur Datenanalyse und -visualisierung, die es den Verantwortlichen ermöglichen, Trends und Abweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Optimierte Mitarbeiterführung: Durch gezielte Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung und -motivation können qualitative Aspekte der Personalführung verbessert werden. Dies umfasst regelmäßige Feedbackgespräche, individuelle Entwicklungspläne, Teambuilding-Maßnahmen und eine offene Kommunikationskultur. Ein positives Arbeitsklima und eine wertschätzende Führungskultur tragen maßgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung bei. Unternehmen können zudem durch maßgeschneiderte Schulungs- und Weiterbildungsprogramme die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter kontinuierlich weiterentwickeln und so deren Motivation und Leistungsfähigkeit steigern.

Insgesamt trägt ein effektives Personalcontrolling maßgeblich dazu bei, die Personalstrategie des Unternehmens zu stärken, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die Effizienz der Personalprozesse zu steigern. Durch den gezielten Einsatz von Daten und Analysen können Unternehmen ihre Personalpolitik proaktiv gestalten und sich so im Wettbewerb besser positionieren. Das Personalcontrolling stellt somit einen wichtigen Erfolgsfaktor für die nachhaltige Entwicklung und den langfristigen Erfolg eines Unternehmens dar.

Erfolgreiche Personalführung: Praktische Umsetzung

Definition und Ziele des Personalcontrollings

Laut Bühner (2005) umfasst Personalcontrolling die Ausrichtung der Planung, Steuerung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Prozesse auf den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Dabei fokussiert sich das Personalcontrolling auf verschiedene personalwirtschaftliche Teilfunktionen wie Personalmarketing, -beschaffung und -entwicklung, um Wirtschaftlichkeitspotenziale offenzulegen und freizusetzen.

Es ist wichtig zu betonen, dass Personalcontrolling nicht mit Personalkontrolle oder -überwachung verwechselt werden sollte. Vielmehr unterstützt es das Personalmanagement in Bereichen wie Personalbestandsanalyse, Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung, Personalentwicklung und Personalfreisetzung (vgl. Scherpner, 2008).

Schwerpunkte des Personalcontrollings

In Anlehnung an Frodl (2012) lassen sich folgende Schwerpunkte für das Personalcontrolling herausarbeiten:

Analyse der Informationen über Mitarbeiter: Sammlung und Auswertung relevanter Daten.
Vorbereitung und Kontrolle personenrelevanter Entscheidungen: Unterstützung bei strategischen und operativen Entscheidungen.
Steuerung des Informationsflusses im Personalbereich: Sicherstellung eines effektiven Informationsaustauschs.
Installation eines Reportings: Entwicklung eines Systems zur gezielten Informationsweitergabe.

Reporting im Personalcontrolling

Holtbrügge (2007) teilt die Reportingbereiche im Personalcontrolling wie folgt auf:

Personalkosten: Analyse der Personalaufwendungen und -kostenstrukturen.
Mengengerüst: Erfassung der Anzahl der Mitarbeiter, Zeitarbeiter und Teilzeitquote.
Personalstruktur: Untersuchung der Alters-, Qualifikations- und Geschlechterstrukturen.
Aus- und Weiterbildung: Bewertung des Weiterbildungsaufwands und der Übernahmequote.
Personalertrag: Berechnung des Umsatzes pro Mitarbeiter und der Einsparungen aus Verbesserungsvorschlägen.
Arbeitsumfeld: Untersuchung der Work-Life-Balance.
Mitarbeitermotivation: Erhebung des Arbeiterimages und des Commitment-Index.

Kennzahlen im Personalcontrolling

Kennzahlen sind essenziell, um den Erfolg des Personalcontrollings messbar zu machen. Schulte (2011) unterscheidet hierbei zwischen absoluten Zahlen (z.B. Anzahl der Mitarbeiter), Verhältniszahlen (z.B. Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten) und Indexzahlen (z.B. Krankenstand im Vergleich zu einem Basisjahr).

Operatives und strategisches Personalcontrolling

Das operative Personalcontrolling fokussiert sich auf kurzfristige Ziele und Maßnahmen, wie die Überwachung der Personalkosten und die Analyse der Krankheitsquoten. Das strategische Personalcontrolling hingegen plant langfristige Entwicklungen und Strategien zur Sicherung des Unternehmenserfolgs.

IT-gestütztes Personalcockpit

Ein IT-gestütztes Personalcockpit bietet zahlreiche Vorteile, wie erhöhte Transparenz und Konsistenz der Daten sowie eine Reduzierung des Aufwands durch Standardanalysen. Es ermöglicht eine detaillierte Analyse von Personalkosten, Überstundenquoten und Fehlzeiten.

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Motivation und Hygienefaktoren

Nach Herzbergs Zwei-Faktoren-Theorie (1986) gibt es Hygienefaktoren und Motivatoren, die die Arbeitszufriedenheit beeinflussen. Hygienefaktoren wie das Arbeitsumfeld und die Beziehungen zu Kollegen verhindern Unzufriedenheit, während Motivatoren wie Verantwortung und Anerkennung aktiv zur Zufriedenheit beitragen.

Fazit

Personalcontrolling ist ein unverzichtbares Instrument für modernes Personalmanagement. Es unterstützt die Führungskräfte dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Effizienz der Personalwirtschaft zu steigern. Durch die richtige Anwendung von Personalcontrolling-Methoden können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern und ausbauen.