Die Digitalisierung des Controllings ist kein Hexenwerk

Unternehmen im Mittelstand scheuen oft davor zurück, den Schritt in Richtung digitales Controlling zu wagen. Dabei sind Strukturen, mit denen sie die Aufgaben eines modernen Controllings auf digitalem Weg erfüllen können, in den meisten Organisationen bereits vorhanden. Der Transformationsprozess ist somit weit weniger aufwendig und ressourcenintensiv als befürchtet. Das wird am Beispiel des CIC-Controlling-Cockpit® deutlich. 

Weshalb halten sich KMU bei der Digitalisierung des Controllings zurück?

Dass manche KMU die digitale Transformation im Controlling bislang noch nicht begonnen haben und stattdessen nach wie vor mit Excel-Tabellen arbeiten, hat verschiedene Gründe. Tendenziell sind Manager in mittelständischen Unternehmen weniger risikobereit, als dies in Großkonzernen der Fall ist. Daher ist der Automatisierungsgrad in KMU fachbereichsübergreifend geringer ausgeprägt. Darüber hinaus stellen digitale Neuerungen KMU in der Regel vor größere Belastungen, da die Kosten für Datensicherheit, spezialisiertes Personal und Digitalisierungsprojekte im Verhältnis zum Umsatz tendenziell höher sind. Digitale Wege schlagen Unternehmen dementsprechend nur dann ein, wenn sie damit möglichst schnell messbare Verbesserungen erzielen können.

 

Die Zurückhaltung bei der Digitalisierung des Controllings ist in gewisser Hinsicht nachvollziehbar. Sie basiert allerdings auf einer Fehlannahme: Digitales Controlling, so der Irrglaube, erfordere eine grundsätzliche Transformation der ERP- und Datenlandschaft. Diese Annahme ist falsch. Business-Intelligence-(BI)-gestützte Controlling-Tools können KMU beispielsweise ressourcenschonend und risikoarm innerhalb kürzester Zeit einführen – ohne einen „Big Bang“, der monatelange Anpassungen an der bestehenden Systemlandschaft erfordert.

Warum lohnt es sich überhaupt, ein IT-gestütztes Controlling-System einzuführen?

Ein BI-System wie das CIC-Controlling-Cockpit® bietet KMU vielfältige Anreize, den Schritt in die Zukunft der modernen Unternehmenssteuerung zu wagen. Die Umsetzung erfolgt hierbei ausschließlich mit notwendigen Systemen, die einen Nutzen für den Anwender erzielen. So werden alle Optimierungspotenziale durch die Automatisierung ausgeschöpft, mit überschaubarem Ressourcenaufwand und klar erkennbaren Fortschritten.

In der Praxis kann das CIC-Controlling-Cockpit® den Alltag auf folgende Weise vereinfachen:

  • Transparenzgewinn: Die zentrale Bereitstellung von Informationen führt zu mehr Transparenz, die das Tagesgeschäft vereinfacht.
  • Lizenzkosten entfallen: Da nicht mehr jeder Anwender für Auswertungen Zugriff auf das entsprechende Vorsystem benötigt, können Unternehmen Lizenzkosten einsparen.
  • Vereinheitlichung der Systemlandschaft: Anstelle vieler unterschiedlicher Auswertungs- und Analyse-Systeme erhält das Controlling ein einheitliches, unternehmensweites Tool.
  • Optimale Voraussetzungen für Personalwechsel: Mithilfe eines umfassenden, BI-gestützten Controlling-Cockpits sind Personalwechsel wirtschaftlicher durchführbar.
  • Optimale Voraussetzungen für Personalwechsel: Neue Mitarbeiter einzuarbeiten, fällt Unternehmen durch die Bereitstellung eines umfassenden, BI-gestützten Controlling-Cockpits erfahrungsgemäß leichter.
  • Visualisierung wichtiger Kennzahlen: Sämtliche KPIs, die für das Controlling relevant sind, lassen sich schnell und übersichtlich darstellen.
  • Qualitätsgewinn: Der Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten sinkt beträchtlich. Controlling-Mitarbeiter können daher mehr Zeit in herausfordernde Tätigkeiten investieren.

Welche Funktionen beinhaltet das CIC-Controlling-Cockpit®?

Das CIC-Controlling-Cockpit® kann in beliebig viele Funktionsbereiche aufgeteilt werden. Dies trägt dazu bei, dass Informationen übersichtlich und strukturiert beim richtigen Controller ankommen. Das bedeutet: Nicht jeder, der Zugriff auf das System hat, kann auch alle KPIs analysieren. Lediglich die zugeordneten Bereiche sind sichtbar. Dieses Rollenkonzept verringert eine unnötige Informationsflut für die einzelnen Mitarbeiter.

 

Darüber hinaus sind alle Berichte und Auswertungen im Grundlayout gleich gestaltet. Dies gewährleistet ein schnelles und einheitliches Verständnis der Daten. 


Analysetypen können sein: 

  • Dashboards
  • Detailanalysen
  • Kennzahlensysteme

Welche funktionalen Möglichkeiten Ihnen das CIC-Controlling-Cockpit® bietet, wird am Beispiel der Funktionsbereiche Vertrieb, Forderungsmanagement und Personal deutlich:

Vertriebscockpit

Im Vertriebscockpit stehen Sales-Mitarbeitern zwei wesentliche Analysebereiche offen: „statistische Warengruppen“ sowie „Vertreter und Kunden“. Das CIC-Controlling-Cockpit® kann hier unter anderem Analysen des Umsatzes von statistischen Warengruppen vornehmen. Eine Aufteilung des Cockpits in zwei Hälften erlaubt eine Auswertung anhand von Zahlen und ermöglicht es, Balkendiagramme anzuzeigen.

 

Forderungscockpit

Im Cockpit für Forderungsmanagement sind Daten aus dem Rechnungswesen abrufbar. Dazu werden Zahlen wie Fälligkeitsklassen, Mahnstufen oder offene Posten angezeigt. Überfällige Rechnungsbeträge lassen sich nach Klassen anzeigen, die Top-10-Kunden nach Kategorien oder Informationen zu Kunden und deren offenen Forderungen. Geeignet ist das Cockpit darüber hinaus für die Prüfung von Einzelbelegen über Drill-Downs zurück ins Vorsystem sowie für Mahnanalysen.

 

Personalcockpit

Das Human Resources (HR) Management verwaltet die wichtigste Ressource eines Unternehmens. Daher ist es für HR-Mitarbeiter unerlässlich, stets auf aktuelle Zahlen zugreifen zu können. Das Personalcockpit versorgt Führungskräfte mit Informationen zur Personalstruktur. Dazu zählen:

  • Überstunden- und Krankheitsquoten für den aktuellen Monat (auch grafisch darstellbar)
  • Gesamtpersonalkosten inklusive Lohnnebenkosten (24-monatig rollierend)
  • Durchschnittliche Kosten
  • Detailanalysen wie Fehlzeit-Analysen
  • Auswertungen nach verschiedenen Ausprägungen wie Dienstarten oder Altersgruppen

Worauf kommt es bei der Einführung eines BI-gestützten Controlling-Tools an?

Die digitale Transformation des Controllings muss kein Mammutprojekt sein. Mithilfe des CIC-Controlling-Cockpit® können KMU den digitalen Wandel unter Berücksichtigung der unternehmensindividuellen Anforderungen ressourcenschonend gestalten. Beispielsweise können typische Stufen wie Echtzeit-Reporting oder Predictive Analytics vorerst ausgelassen werden, sofern sie einer Kosten-Nutzen-Analyse nicht standhalten.

 

Je nach Unternehmensart und Geschäftsfeld sind die Funktionsbereiche mit unterschiedlicher Gewichtung zu betrachten. Aufgrund der langjährigen Erfahrung unserer Controlling-Experten können wir mit Ihnen, falls dies noch ein Hindernis darstellt, Ihre erfolgskritischen Funktionsbereiche bestimmen und darauf einen Schwerpunkt legen. Sind die Funktionsbereiche bestimmt, identifizieren wir gemeinsam Ihre Erfolgsfaktoren und bilden diese zentral im CIC-Controlling-Cockpit® ab.

 

Die erfolgreiche Einführung eines BI-Tools für das Controlling erfordert nach unserer Erfahrung zwei Voraussetzungen:

 

  1. Ist das Vorhaben gut skizziert, vergehen vom ersten Projekttag bis zu den ersten nutzbaren Analysepfaden nur wenige Tage. Ein positiver Einfluss auf die Ressourcen des Unternehmens ist so schon nach kurzer Zeit messbar.
  2. Die Daten aus dem Vorsystem, die das CIC-Controlling-Cockpit® ausliest, müssen eine ausreichend hohe Qualität aufweisen. Sollte dies nicht gegeben sein, müssen die erforderlichen Daten zunächst gepflegt werden. Hierzu zählt auch die Herstellung eines „Single Point of Truth“, der ermöglicht, dass Analysen jederzeit mit denselben Daten arbeiten.

Business Intelligence und BI-gestütztes Controlling als unternehmensindividuelle Lösung

 

Das Controlling-Konzept, das unserem BI-Tool zugrunde liegt, basiert fachlich auf der systemgestützten Controlling-Konzeption nach Prof. Dr. Reichmann sowie technisch auf der Software von Diamant (Diamant BI).

Dieser Aufbau bringt Unternehmen in der Praxis auf unterschiedliche Weise voran:

  • Das Tool führt zu einer Automatisierung im Controlling. Damit einher geht eine erhöhte Steuerungsqualität.
  • Die Informationsgewinnung für wichtige Entscheidungen wird vereinfacht.
  • Durch die Einführung eines Business Intelligence Systems werden die Kernkompetenzen eines modernen Controllings unterstützt.
  • Die Software unterstützt die Erstellung von Berichtskonzepten (Standard-, Analyse- und Ad-hoc-Berichte).
  • Die Konzeption und Umsetzung von Dashboards und weiteren Analysestrukturen ist ebenfalls möglich.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung ermöglicht es KMU, die operative Arbeit im Controlling wirtschaftlicher und leistungsstärker zu gestalten. Das bedeutet aber nicht, dass kleine und mittelständische Unternehmen aktionistisch vorgehen sollten, denn nicht jede technologische Lösung ist für ihre Anforderungen zielführend. BI-gestützte Tools auf Basis eines individuellen Fachkonzeptes, das auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, sind für sie häufig die sinnvollere Lösung.